5 astuces pour gagner du temps dans la gestion de son institut
Entre un agenda de RDV surchargé, le temps que vous consacrez à vos clients en soins, les sollicitations de votre équipe et votre vie personnelle, on peut se retrouver facilement débordée. Ou avoir le sentiment de perdre le contrôle de son business. Suivez les astuces du “time Management” pour gagner en temps et efficacité dans votre institut.
Dans cet article
Préparez votre vision et votre stratégie pour l’année
En tant que gérant ou manager, votre première mission est de travailler sur votre vision pour votre institut. Où voulez-vous aller cette année ? quels résultats souhaitez-vous atteindre ? Quels projets aimeriez développer ? La vision pour votre institut est donc la projection du développement de votre activité. Par exemple, vous souhaitez agrandir votre équipe, référencer une nouvelle marque, améliorer votre communication digitale, utiliser un agenda en ligne…
Lorsque vous avez défini votre vision, consacrez quelques journées pleines une à deux fois par an. Idéalement, quelques jours entre octobre et fin janvier pour créer vos stratégies afin d’atteindre cette vision. Puis revoyez ces stratégies en cours d’année, en fonction des résultats atteints, idéalement entre juillet et septembre.
L’astuce pour gagner du temps :
Sortez impérativement de votre institut. Travaillez dans un café ou louez un espace de travail dans une salle de co-working. Mais ne restez ni chez vous, ni dans votre centre. Coupez votre téléphone, fermez vos alertes de réceptions d’emails et de notifications. Bref, concentrez-vous pendant ces quelques jours afin de dérouler toute votre stratégie.
Préparez vos calendriers et plans d’actions à l’année
Une fois que vous avez travaillé sur vos stratégies, il vous faudra préparer vos calendriers et plans d’actions à l’année. Par exemple, votre vision pour l’institut est de devenir expert sur la minceur. Vous avez défini une stratégie sur plusieurs axes. Développer l’expertise technique de votre équipe. Créez vos discours de ventes tout au long du parcours client spécifiquement sur la minceur. Développer votre communication sur cette activité. Créez des événements, types ateliers avec intervention d’experts, … Il vous reste donc à détailler votre calendrier d’actions pour y arriver.
En suivant, cet exemple de vision autour de l’expertise minceur, vous avez ainsi plusieurs « chantiers » à mener. Pour votre plan de management, vous pouvez prévoir une formation technique pour l’équipe, que vous planifiez au calendrier et sur l’agenda. Concernant votre stratégie de ventes, vous pouvez choisir de référencer un nouvel appareil ou une nouvelle marque (bien sûr, planifiez l’analyse financière de ce nouveau projet) , vous planifiez des RDV avec les différents fournisseurs sélectionnés. Pour votre plan d’actions marketing, vous pouvez planifiez une campagne SMS, emails, … en utilisant votre fichier client. Et ainsi de suite…
L’astuce pour gagner du temps
Préparez toujours vos plans d’actions sur les cinq axes de gestion opérationnelle pour votre institut : actions à mener pour le management d’équipe, actions à mener pour la création/mise à jour des procédures, actions à mener en marketing et communication, actions à mener sur la gestion financière et actions à mener sur votre stratégie de ventes et votre parcours client.
Comment construire le calendrier marketing de votre salon ?
Préparez votre planning personnel
Une des techniques phares utilisée en Time Management est de préparer son agenda personnel. Il s’agit pour vous de consacrer, pour chaque jour de la semaine, un axe de gestion opérationnelle que vous allez travailler. Si vous passez beaucoup de temps en cabine et que vous travaillez sur votre gestion entre deux clients, cette technique est redoutable pour éviter de « partir dans tous les sens » et être vraiment efficace.
Par exemple, si vous travaillez du mardi au samedi, vous prévoyez de réaliser, entre deux RDV, uniquement vos tâches liées à la gestion financière les mardis, les tâches liées à vos actions marketing et communication les mercredis, les tâches liées à vos procédures (création et mises à jour) et à l’administratif sur les jeudis, celles concernant la gestion d’équipe sur les vendredis et enfin vos samedis sont consacrés à 100% à vos clients. Ainsi, dès que vous ajoutez une nouvelle tâche dans votre To Do Liste, vous savez à quel moment vous allez pouvoir vous en occuper.
Pour les tâches qui vous demanderont plus de temps que simplement 5 à 10min entre chaque client, bloquez des créneaux gestion/admin directement sur votre agenda Kiute Pro. Ne prenez pas de RDV clients sur ces créneaux. Vous garderez une bonne ligne de conduite et rester dans le contrôle de votre temps.
L’Astuce pour gagner du temps :
Créez des prestations depuis votre agenda Kiute Pro, qui seront utilisées uniquement par le manager/gérant pour les bloquer sur votre planning de RDV. Ainsi, vous pouvez créer cinq types de « prestations » qui vous sont réservées : « Management » ou « Equipe », « Procédures » ou « Admin », « Finances », « Marketing » et « Ventes » ou « Parcours Clients ».
Utilisez une « To Do List » et des fiches actions
Il s’agit ici de détailler un peu plus vos plans d’actions en les listant en tâches concrètes. Pour réaliser cette liste, utilisez un seul et même document « To Do Liste ». Vous pouvez ainsi consacrer un cahier ou carnet uniquement dédié à cette liste. Faites deux colonnes : une colonne dédiée aux tâches professionnelles et une colonne dédiée à vos tâches personnelles. Cela vous permet d’être plus concentré et encore une fois, d’éviter de vous « étaler » et de perdre le contrôle.
En ce qui concerne vos actions marketing, vous pouvez également choisir d’utiliser des supports spécifiques appelés « Fiche Action ». Vous avez ainsi une trame pour chaque mois vous permettant de détailler chaque tâche à mener pour mettre en place votre offre marketing.
Suivez chaque semaine vos progressions en 10 minutes
Pour gagner du temps dans la gestion de votre institut, il est important de suivre régulièrement vos progressions de chiffre d’affaires et de vos taux d’occupation. Ainsi, le premier jour de votre semaine de travail devra débuter par 10min de suivi financier. Utiliser pour se faire, les onglets Caisse et Statistiques dans votre logiciel Kiute Pro.
Vous pouvez compléter ces extractions de logiciel en utilisant un Tableau de bord de gestion. Ainsi, votre pilotage financier est très complet et vous permet d’analyser plus rapidement et plus efficacement votre situation chaque semaine.
Ainsi par exemple si vous vous apercevez que votre planning de RDV présente encore de nombreuses disponibilités sur certains jours de la semaine, vous pourrez programmer une action de Yield Management pour le remplir. A l’inverse, si vous voyez que votre agenda est plein mais que le CA ne suit pas, vous pouvez entamer une action pour mobiliser votre équipe autour de la vente de produits afin de les booster.
L’astuce pour gagner du temps :
Prenez pour habitude de bien suivre chaque semaine vos indicateurs clés de performances directement depuis votre logiciel.
Pour en savoir plus et vous former davantage à la gestion efficace de votre institut de beauté, demandez une démonstration du logiciel Kiute Pro !
